ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ - 2020

У статті 13 чинного  Закону України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено, що суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

         Зберігання електронних документів ґрунтується на дотриманні таких вимог:

  • інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
  • має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
  • при наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

У Законі України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» також вказано, що суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті.

Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Згідно із ст. 8 Закону України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

У Законі України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» наголошено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів на папері.

Зав. кафедри обліку та аудиту ДонНУЕТ                  М.Т. Шендригоренко

© 2018 ДонНУЕТ Україна. Всі права захищено